La structure :
France Biotech, fondée en 1997, est une association professionnelle indépendante qui fédère 650 entrepreneurs de l’innovation dans la santé (biotech, medtech, numérique en santé) et leurs partenaires experts. La mission de France Biotech est d’accélérer le développement des entreprises de l’innovation en santé, véritables moteurs de croissance économique durable, de création d’emplois et de souveraineté, afin de faciliter l’accès des patients aux innovations en santé.
L’association fonctionne avec une équipe de 10 membres permanents. Le poste est ouvert au sein de cette équipe de permanents
Intitulé du poste : Office Manager
Le(a) Office Manager prend en charge un ensemble de missions opérationnelles et transverses de l’association. Il/elle centralise les informations auprès des services opérationnels.
Il établit des constats sur les forces et les faiblesses de l’activité et propose à la direction des solutions d’amélioration et d’optimisation des différents process dont il a la responsablilités.
Le positionnement du poste dans l’organisation :
Sous l’autorité de la Directrice Générale
II – MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
Gestion Administrative & Financière
Gestion et facturation des adhérents (appels à cotisations des adhérents, suivi des règlements, avoirs et relances, mise à jour des bases de données)
Gestion des fournisseurs (suivi des devis, des commandes, rapprochement factures et devis/bons de commande)
Intégration des factures dans le logiciel comptable
Préparation des paiements/virements
Suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires (adéquation prestation/contrat, suivi de la durée du contrat, des réglements et facturations)
Coordination avec le cabinet comptable.
Saisie et suivi du plan de trésorie (recettes et dépenses)
Mise à jour du CRM
Gestion des appels entrants et du courrier.
RH
Gestion administrative du personnel entrant/sortant (informations administratives internes, lien avec le service paie, remise et restitution du matériel, médecine du travail).
Vérification administrative des notes de frais des salariés
Mutuelle d’entreprise et prévoyance (gestion des contrats, adhésions et radiations)
Gestion et commande des tickets restaurants
Envoi des infos administratives pour la préparation des salaires.
Saisie et vérification des notes de frais de la Présidence
Services généraux
Achats et gestion du matériel (Téléphonie, informatique ) et des stocks fournitures
Lien avec IT support
Lien avec la structure hébergeant nos bureaux : maintenance, aménagement, organisation
Gestion administrative des déplacements de l’équipe et de la Présidence de l’Association
Réservation de salles de réunion.
Gouvernance de l’Association
Préparation et suivi des instances de gouvernance de l’Association (organisation des réunions, suivi du quorum,…)
Mise à jour des dossiers statutaires et administratifs suite aux réunions de gouvernance (chgangement d’administrateurs, d’adresse…)
Il/elle peut être amené également à, notamment
– Aider à la préparation et à l’organisation des évènements de l’Association (conférences, matinales, réunions, commissions, dîners, participation à des salons professionnels),
– Aider au suivi des invitations, planification des réunions préparatoires éventuelles
III – CONDITIONS D’EXERCICE
Conditions de travail :
Travail en équipe avec les différents services
Télétravail possible en fonction du protocole en place
Compétences et aptitudes requises :
Rigueur
Organisation et anticipation
Dynamisme, réactivité et prise d’initiatives
Ecoute et respect des différents interlocuteurs
Bonne capacité de communication à l’oral et à l’écrit
Maîtrise du Pack Office
Maîtrise du logiciel ERP (MEG)
Maîtrise d’une langue étrangère serait un plus (anglais)
Expérience et niveau dans la fonction :
Minimum 5 ans
Bac+3 ou niveau acquis par l’expérience
Poste à pourvoir immédiatement
Envoyer CV et lettre de motivation à Catherine Martre
catherine.martre@france-biotech.org